Hoe kom je tot financiële afspreken die passen bij een domeinoverstijgende aanpak? Of je nu kiest voor een afwegingskader of één collectieve ‘pot’, in dit artikel nemen we je mee in een aantal handige stappen om te doorlopen bij het maken van financiële afspraken in domeinoverstijgende samenwerking. Het is geen one-size-fits-all. Laat je inspireren, maar kijk vooral wat passend is voor jouw situatie.
1. Begin vanuit een gemeenschappelijk doel
Je hebt het ongetwijfeld vaker gehoord: begin vanuit de bedoeling. Dit is waarmee je partners aan tafel krijgt en wat de basis vormt voor jullie samenwerking. Een duidelijk doel voor ogen is de absolute eerste stap en biedt je iets om op terug te vallen als je later in het proces vastloopt.
2. Leer elkaar kennen en bouw aan vertrouwen
Tijd om mensen te verzamelen. Sluit waar mogelijk aan bij bestaande overlegstructuren. Investeer in het leren kennen van elkaar, elkaars organisaties en processen. Leer elkaars taal spreken. Zo ontstaat er herkenning en begrip. Zorg ook dat iedereen het gevoel heeft dat haar of zijn inbreng belangrijk is en meegenomen wordt.
Tip: het opstellen van een klantreis kan helpend zijn om zicht te krijgen op ieders taken en hoe deze met elkaar samenhangen.
3. Beleg rollen en spreek af hoe je met elkaar samenwerkt
Wijs met elkaar een projectleider aan. Deze kan afkomstig zijn van één van de partijen aan tafel, maar soms kan juist een onafhankelijke partij de voorkeur hebben. De projectleider houdt contact met alle partijen, verbindt hen en zorgt voor voortgang in het proces. Benoem ook bestuurlijk- en ambtelijk opdrachtgevers. Steun en commitment van deze opdrachtgevers is cruciaal: dit zorgt voor legitimiteit, draagvlak en helpt bij het vrijmaken van nodige capaciteit en budget. Spreek daarnaast af hoe je met elkaar samenwerkt. Wat mogen jullie van elkaar verwachten en waar kunnen jullie elkaar op aanspreken? Neem voor dit alles de tijd, om met elkaar te werken aan een stevige basis en vertrouwen. Het is tot slot goed om regelmatig te evalueren of je (nog) de juiste mensen aan tafel hebt. Is er voldoende tijd, bijdrage en enthousiasme voor de opgave? Of is in een andere fase wellicht iemand anders nodig? Voer dit gesprek met elkaar.
Tip: werk in duo’s/teams om het verlies van kennis en relaties te voorkomen als iemand uitvalt of stopt.
4. Onderzoek mogelijke financieringsvormen
Niet iedere vorm van domeinoverstijgend samenwerken vraagt om domeinoverstijgende bekostiging. Soms volstaat een afwegingskader om te bepalen wie wanneer (financieel) aan zet is. Begin met hoe jullie samen het gestelde doel willen bereiken en laat de keuze voor een financieringsvorm hieruit volgen. Verdiep je in verschillende financieringsmogelijkheden en verzamel informatie bij andere gemeenten of regio’s. Bouw voort op de lessen en successen van anderen.
5. Breng kaders en randvoorwaarden in kaart
Breng in beeld wat de wettelijke kaders zijn waarbinnen gewerkt wordt. Hiermee creëer je zicht op (on)mogelijkheden en wettelijke taken en verantwoordelijkheden. Het grijze gebied is jullie speelruimte. Bovendien helpt deze helderheid om elkaar te kunnen aanspreken op verantwoordelijkheden. Bespreek ook aan welke randvoorwaarden de afspraken moeten voldoen. Dat kan inhoudelijk zijn en op procesniveau (beschikbaarheid van partners, tijdspad, etc.).
6. Werk samen een plan/voorstel uit
Ga samen aan de slag met het opstellen van een plan of voorstel. Hierin beschrijven jullie het gezamenlijke doel, de keuze voor een financieringsvorm en de rol van alle betrokken partijen. Zorg dat iedereen hier inbreng in heeft en achter de inhoud staat. Probeer ook voor iedere partij in kaart te brengen wat dit plan betekent/oplevert voor zijn of haar organisatie. Neem in het plan ook op hoe jullie gaan monitoren. Waar kijken jullie naar om te bepalen of de gekozen aanpak werkt? Stel bijvoorbeeld indicatoren op of bespreek een tijdlijn voor evaluaties.
Tip: less is more. Houd het zo simpel als mogelijk.
7. Maak duidelijke afspraken
Onderdeel van het plan of voorstel zijn duidelijke afspraken. Wie levert welke zorg/ondersteuning? Wie betaalt wat? Wat doen jullie bij over- of onderbesteding? Denk hierbij ook na over wat jullie doen als jullie er in de praktijk niet uitkomen, wie heeft/hebben bevoegdheid om knopen door te hakken? Bespreek tot slot of jullie plan vraagt om aanpassingen van bestaande samenwerkingsafspraken en/of lokale regelgeving. Indien dit laatste het geval is, komt die bestuurlijke commitment goed van pas.
8. Organiseer een go-moment en commitment
Leg het plan ter goedkeuring voor aan jullie bestuurlijk- en ambtelijk opdrachtgevers. Mogelijk is het ook nodig om dit plan te behandelen in relevante (lokale/regionale) besluitvormingskanalen. Om commitment bij alle partijen te organiseren, kan het daarnaast helpend zijn om een intentieverklaring te tekenen, of op een andere manier commitment van alle betrokken partijen uit te spreken. Daarmee verklein je de kans dat partijen zich vroegtijdig terugtrekken of afhaken.
9. Ga aan de slag!
Zoek verbinding met de uitvoering en met andere stakeholders die mogelijk te maken krijgen met jullie plannen. Informeer hen over de nieuwe plannen/werkwijze en geef aan met welk doel jullie dit hebben ontwikkeld. Het implementeren en inbedden van een nieuwe werkwijze in een organisatie of keten is complex en vraagt tijd en aandacht. Ga vervolgens (gefaseerd) implementeren. Ook als het nog niet tot in de puntjes is uitgedacht. Begin eventueel met een afgebakende groep (één school, één wijk) en bouw dit uit. Geef het tijd! Een (tijds)investering aan de voorkant en een goed plan kunnen veel opleveren, mits het de tijd krijgt om te groeien.
10. Monitor, reflecteer en stel bij
Reflecteer en evalueer met elkaar. Niet alleen op de vooraf gestelde indicatoren, maar ook op basis van ervaringen van verschillende partijen. Onderzoek of jullie plannen de verwachte gevolgen hebben en of kosten en baten voor alle partijen in verhouding zijn. Dit is de basis voor gesprek en eventuele besluiten om bij te sturen.
Tip: bespreek ook of het nodig of helpend is om een businesscase op te stellen. Dit kan inzicht geven in wat jullie plan/voorstel oplevert, hoe daarmee wordt bijgedragen aan jullie doel en tegen welke investeringen.
