Hoe maak je HR klaar voor de toekomst? We krijgen steeds meer te maken met digitalisering. En met de komst van AI gaan ontwikkelingen helemaal snel. Ook op het vlak van HR. Marjan ziet de voordelen en probeert digitale tools zo goed mogelijk in te zetten om haar collega’s te helpen met hun werk. Lees hier hoe zij de kansen pakt om de HR-wereld efficiënter te maken.
Marjan Schaap (30) is officieel HR-adviseur bij Wyzer. “Daar heb ik een vrij generalistische functie en ben ik breed inzetbaar. Van administratieve klussen tot het schrijven van beleid.” Maar inmiddels werkt ze zich steeds meer toe naar een specialistische rol, waar ze de verbindende schakel is tussen de HR-afdeling en ICT.
Passie ontdekt
“Toen ik in 2020 begon als HR-adviseur bij een kleine gemeente, was mijn werkveld ontzettend breed,” vertelt Marjan. “Ik zag al snel hoeveel werk er bleef liggen en dacht: dit kan efficiënter. Ik kwam in aanraking met het eHRM-systeem, een tool voor personeelsadministratie. Daar zag ik kansen! En ik ontdekte er meteen mijn passie: processen optimaliseren en systemen inzetten om HR-werk slimmer te doen.”
Van brede basis naar specialist
Nu werkt Marjan via Wyzer bij GRSA2, een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering en werk en inkomen van de gemeenten Valkenswaard, Heeze-Leende en Cranendonck. “Daar verving ik twee collega’s die met zwangerschapsverlof waren. Heel toevallig zijn ze binnen deze organisatie ook bezig met de aanbesteding voor een eHRM systeem en optimalisatie van het werken met dit soort software.”
“Ik heb aangegeven bij mijn accountmanager van Wyzer en mijn manager van de A2-organisatie dat ik het heel leuk vind om in het eHRM systeem te duiken en mij daarin te specialiseren. Nu de twee zwangere collega’s inmiddels weer terug zijn op de afdeling en mijn opdracht nog even doorloopt, gunde mijn leidinggevende het mij mee te denken rondom het eHRM systeem.”
“Dat vind ik wel het mooie van het werken bij Wyzer. Als je aangeeft wat je wilt, valt daar altijd naar toe te werken. In mijn geval heb ik de wens om mij te specialiseren en krijg ik nu de kans om aan een opdracht te werken, zonder dat ik een nieuwe baan hoef te zoeken en een vast contract moet opzeggen. Je kunt jezelf hier ontwikkelen binnen een veilige omgeving, zonder dat je vaste basis in gevaar komt.”
Marjans impact
Digitalisering biedt enorme mogelijkheden binnen HR, vindt Marjan. “Helaas benutten veel organisaties maar een fractie van wat hun systemen kunnen,” zegt ze. Dat ziet zij ook bij haar huidige opdracht. “Eenvoudige mutaties, zoals urenwijzigingen, gebeuren nu vaak via mail. Terwijl automatisering zulke processen efficiënter maakt en de kans op fouten hiermee aanzienlijk wordt verkleind.”
De impact die Marjan maakt met digitalisering? Meer tijd voor de inhoud. “Veel HR-afdelingen werken nog ad hoc. Tijd die ze nu nog besteden aan administratieve klussen, kunnen ze gebruiken om proactief bezig te zijn. Dat maakt niet alleen de HR-afdeling sterker, maar de hele organisatie”, aldus Marjan.
Verbinding als sleutel tot succes
Een goed HR-systeem vraagt een goede samenwerking tussen de HR-afdeling en ICT-medewerkers. “HR snapt hoe ze een taak moeten uitvoeren, ICT heeft heel veel technische kennis. Maar helaas spreken zij elkaars taal niet altijd. Met mijn kennis uit de vorige projecten doe ik dat wel en help ik de afdelingen verbinden. Soms betekent dat gewoon de vraag stellen: ‘Wat bedoel je precies?’ Want vaak blijkt dat iedereen hetzelfde wil.”
Marjan betrekt graag verschillende mensen bij het proces. “Van een jurist tot een functioneel beheerder en de administratief medewerker die het systeem dagelijks gebruikt: iedereen heeft een eigen perspectief. Als je dat samenbrengt , kun je met kleine stappen vaak al veel impact maken.”
De mens centraal houden in een digitale toekomst
Digitalisering verandert taken, maar niet de mens, benadrukt Marjan. “Taken verschuiven, maar dat betekent niet dat iemand overbodig wordt, terwijl mensen daar soms wel bang voor zijn. Ik zie digitalisering echt als kans. Neem bijvoorbeeld administratief werk: als je minder tijd kwijt bent aan handmatig invoeren, kun je meer strategisch werk doen. Dat vraagt wel om een goede aanpak. Je moet medewerkers meenemen in de veranderingen en laten zien hoe hun werk waarde houdt.”
Nog een HR-voorbeeld: “Je ziet steeds meer systemen met automatische chats. Handig voor eenvoudige vragen. Wil je vrijdagavond nog even dat cadeau regelen voor je vertrekkende collega en zoek je naar het budget? Dan hoef je niet tot maandag te wachten tot je het kan navragen bij een collega. Super handig dus. Maar ook hier geldt: je hebt mensen nodig om die systemen goed in te richten. De technologie helpt ons, maar de mens blijft het verschil maken.”
Meer tijd, minder stress: de impact van Marjan
“Wat ik het mooiste vind van mijn werk? Als iemand zegt: ‘Door jouw werk is mijn dag overzichtelijker en efficiënter geworden.’ Dat is waar ik het voor doe,” zegt Marjan met een glimlach. “Want digitalisering is geen doel op zich, maar een middel om mensen te helpen beter, slimmer en met meer plezier te laten werken.”
